HEARTWORK/HATEWORK

It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change.


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9/29(火)午前11時

突然だが、こんな記事を書いたからって言う訳ではないのですが、
明日の会議の議長に任命された...
ちょっと油断しました。
会議は明日の午後からとは言うもののほとんど資料がUPされていない...

明日は演題盛り沢山ですがどうなることやら...
兎に角、会議の脱線にだけは気をつけよう。

もう、こ~なったら、奥の手を出すしか...
(結論から言えば奥の手よりも猫の手を借りたいくらいだ。)
俺の、俺の、俺の話を聞け~!

いえいえ、議長は己を殺して
ただひたすら会議運営の貢献に徹するのみ...
ある意味、ノイズ封じだったのか(俺=ノイズ)?
帰宅後、会議術について色々と情報収集。
注意点だけは頭に叩き込んでおこう。

俺会議 (会議のルール、作法のまとめサイト)

9/30(水)午後1時

あらかた、会議資料は手に揃った。
開始まで1時間と残り時間少ないが
できるだけ目を通して要点だけは掴んでおこう...

9/30(水)午後2時

さて、会議が始まる。
今日は英会話の日だ。

流石に英会話のために途中退室はマズイ!

会議を伸ばすわけにはいかない。
会議より英会話優先か?などと言われようが、
兎に角、時間厳守で進めるしかない。

「それでは、会議を始めます。
会議は16時までとなっていますので、
皆さんのご協力よろしくお願いします...」

最初の3演題はUPDATE的な報告的で、
比較的短時間(45分)で終えることができた。

9/30(水)午後2時45分

残り2演題が今日の討議の中心となる。
時間的には多少はオーバーするかもしれないが手際よくまとめよう。
しかし、一体今日の会議で何を決めたいのだろうか?
討議が脱線しがちなのはいつもこのあたりのトピックだ。
議長として何とか良い討議ができるよう...

9/30(水)午後3時50分

随分と時間がかかったものだ。
脱線こそなかったものの、不要な発言が多かったのではないだろうか?
既に決定したことを蒸し返すような質問の連続をコントロールできない。
発言を辞めさせるべきか悩むもののタイミングが掴めない。
討議は結論が出ないまま終わる。何も決まらなかった。
結局いつもどおり次回の宿題だ。
議長としての存在感はまるで無し。声のトーンが下る一方だ。

9/29(火)午後4時15分

最後の1演題は今後の予定など重要な話し合いだ。
周りを見渡せば、テンションが下がっているのは一目瞭然だ。
疲れきった表情、冷たい視線が痛い...
ここはなんとか、結論をきちんと出す方向でテンポ良く...

9/30(水)午後4時50分

ようやく会議は終わった。
早く終わらせることばかり考えてしまった。
結局討議すべきことはまるで討議できないまま終わってしまった。
今後の方針が決まらないプロジェクト...
このデスマーチと化しつつあるプロジェクトに未来はあるのだろうか??

まるで無力な俺は高木ブ―のようであった。

9/30(水)午後5時30分

少なくとも会議は脱線したようには思えない。
それで良しとしようじゃないか。
失敗は次回に活かせば良いことだ。今度は前もって釘を刺すべきだ。
今日は英会話だ。
議事録は明日作ろう...

10/1(木)午後3時00分

議事録を書く前の反省点。

議長として発声・滑舌に問題があった。
これは個人的にトレーニングをするしかないな...

会議時間は適切だったのだろうか???
1演題30分と計算すると最低3時間はかかる。
発表内容から時間を決めるべきであった。
思えば、いつも時間を延長している。
今後は設定時間を2.5時間とすべきではないだろうか?

発表時間は特に問題が無いようだったが、
情報が不足している状況で結論を出そうとしてはいなかっただろうか?
仮説は大事だが、その仮説を検証するための提案をすべきでは無かったか?
期待・推測での考察が多くなかったか???
やはり発表直前に資料を配布することは効率が悪いのではないだろうか?

10/1(木)午後3時30分

学校で授業を聞いたからといってテストで満点取れる訳ではない。
それと同様、会議も参加するだけで全てを理解できるわけではない。
質疑応答は会議資料には現れない。
だからこその議事録が必要なのだ。

早速作成に取り掛かる。
ちょうど、通信教育で練習したばかりだ。
問題無く終わるだろう...

10/1(木)午後4時00分

実際に質疑応答をまとめてわかったことは、
自分の専門分野では文章にまとめられているが、
他部署の話となるとそれが思っていた以上に難しい。
話すスピードに書くスピードが追いついていないために
意味不明のメモがかなりあった。
部分をまとめてしまい、全体の要点をまとめきれていない。
これはもう、聞く技術、書く技術を磨くしかない...

10/2(金)午前11時00分

議事録を眺めていると会議の成果がよく理解できる。

今回の会議では情報伝達/調整/課題解決といった要素があり、
討議に十分な時間をかけ切れていなかった感も否めない。
これはやはり準備や会議前のすり合わせに問題があると思えた。

質疑応答では
①話が長く、何を言いたいのかわからない。
②一つのやり取りに色々なTOPICがちりばめられている。
③話がまとまっておらず、結論が出ていない。

など、発言者のスキルにも依存する問題が大きく、
あえた討議すべきではないようなことも多かった点が否めない。

また、自分で結論を出さずに、他部署に決定を求めるなど、
責任を転嫁する場面が多かったことはかなりの問題だろう。

この点に関しては言えば、議長として、結論を促すことができ、
多少の貢献は出来たと思った。

また、時間の経過とともに参加者の疲労する様が見て取れた。
やはり、議題の優先順位を決め、
なるべく優先度の高いものから討議すべきだと思った。

討議を効果的なものにするためには、
個人的には会議ではホワイトボードを活用したほうがいいように感じた。
実際問題として、頭の中で考えるよりは、
視覚化した方が、議題に焦点をあわせた議論が容易だろう。

ということで、次回へ教訓を生かしたい。

自分は別にして、
R&D部門で働く人々の専門性の高さや研究への情熱は、
疑いようがなく素晴らしいし、尊敬に値する。
しかしながら、科学は真実を追求する学問であるせいか、
研究者が会議力・交渉力といった、
ソフトスキルに注意を払うことを忘れてしまいがちだ。
両方を追求する意識を保つことは、自分にとって非常に難しい...

今日のBGM


コメント

議長が大変なのは伝わってきましたが、続くって…。
次週が気になるドラゴンボールみたいな戦略にハマってしまいました。
来週はどかっ!どかっ!って格闘シーンだけですか?(笑)
2009/10/01(木) 21:32:21 | |美獣 #rrrhk74Y[ 編集]
ミュジニー さんへ
会議の議長お疲れ様でした☆
議長は大変ですよね、何と言っても特に気が抜けないですから・・・。
会議は長ければいいというものでもないし、中身が大事ですよね。
英会話間に合ったようなので良かったですね。
次回は議長に立候補でしょうか?
2009/10/02(金) 08:00:37 | |kirara28 #-[ 編集]
議長お疲れ様でした!
自分は会議というものが嫌い&苦手なもので、、、^^;


I am the Law

聴きたくなっちゃいますね(笑)


twitterのフォロー有難うございます!こちらからもフォローしておきましたv-411
2009/10/02(金) 09:31:40 | |charlie432 #LbYl9WXI[ 編集]

日記を読めば読むほどミュジニーさん・・・
すごい人に思えてしょうがありません(笑)
会社で会議といっても雑談にいつもなっていた私たち・・・
たまには会議後に思いっきり反省とかしてみたかったです・・・・トホ。
続き・・・頑張ってください!!
2009/10/02(金) 19:55:41 | |mamiko #-[ 編集]
コメントありがとうございます!
>美獣さんへ
時系列で書いてみる企画も
なかなか良いかなと思ってやってみました。
自習は当然、ちょっと巻き戻してからです(笑)。
週末には書き終えたいと思ってます!
格闘というかバトルシーンは無きにしも非ずですが
流石にここでは書けません(汗)。
長州力並みに切れちゃってますので(汗)。

>kirara28さんへ
この会議は2か月に一度なんですが
30人くらい集まる大型会議なので散漫になりがちなんですよ。
なので、議長を立てて議事録を書いて欲しいと懇願した結果、
議長に任命されたという次第です(笑)。
議事録作成してると中身がどれだけだったかが身にしみて理解できます(笑)。

>charlie432さんへ
会議も出る必要のない会議などありますからねえ。
時間の割に成果が出ないと疲労感この上ないので
これからもっと活躍していこうかと思っています...
ANTHRAXのAMANGは楽譜を探してるんですが見つかりません。
ANTHRAXはこれが一番好きです。
いえいえ、こちらもよろしくです!

>mamikoさんへ
いえいえ、会社には凄い連中がウヨウヨしてます、ホント(笑)。
まあ、自分はわりかし個性豊かだと周りには思われているようですが(汗)。
うちのプロジェクトも誰もが結論を出したがらない風潮が...
続きはなんとか明日中にはUP出来るようにします!
2009/10/02(金) 22:12:49 | |ミュジニー #3fP8K/.I[ 編集]
会議ネタ☆
しっかり食い付きます(笑)
僕は割とホスト役をすることが多いので、この手のネタは嬉しいです。
「俺会議」参考にさせていただきます☆

僕は、TV会議が最も難しいと感じています。
うちは生産拠点が北海道~九州と離れているため、TV会議がとても多いです。
先日の会議も、5拠点によるTV会議でしたが、通常の会議体よりも、やはり時間がかかりますね。
意見を求めるのも順番にしないと言葉が被さっちゃいますし、知らない間に中座してたり、電話して話を聞いてなかったりで、全体の意思疎通を図ることが難しいなと。


2.5時間ですと、間に休憩を入れるかどうかが悩みどころですね。
話が煮詰まったり、間延びした空気になったりしたら、5分でも休憩を取ってリフレッシュしてもらうよう、僕は気をつけています。

2009/10/03(土) 02:23:52 | |まーかー #-[ 編集]
>まーかーさんへ
コメントありがとうございます。
まーかーさんは仕事でも打ち合わせが多そうだし、会議慣れしてそうですね。
自分は身の程を知りました(涙)。
うちの会社でも部署によっては3極同時開催のWeb会議はあります。
お~、休息!それは頭になかった!
そのアイデアはいただきです(笑)!
2009/10/03(土) 19:22:45 | |ミュジニー #3fP8K/.I[ 編集]

それは・・・会議なのですか!?ちょっと衝撃的な長さですね・・・。
うちのイメージだと会議は通常1時間、長くても1.5時間以内なので。。。
そして先日、会社に復帰してみたら、会議自体が激減してました!!
業務改革の一環で、全部電子化。紙が机の上から消えていました。
TOPが変わったので、急変したそうです。
しかし会議が少ないのは助かります。うちも、多少はよくなるかもしれないです。。。
2009/10/04(日) 23:42:16 | |まい #qmQn1g4E[ 編集]
>まいさんへ
コメントありがとうございます。
長くなるにつれてテンションが下がっていくのが良くわかります(汗)。
進捗報告で時間がかかるのは仕方ありませんが、会議の目的など不明瞭な点は否めません。
本来であれば各部署の責任者で集まれば済む話も多数あるかと思うのですが...
紙はコストがかかりますからね。
電子化は色々と加工できるので便利だと思います。
とは言うものの、やはり資料にメモを取るのは今でも大事かなとは思います。
自分は上司と交渉して定例会議は自由参加にしてもらいました。
2009/10/05(月) 21:12:45 | |ミュジニー #-[ 編集]
高木ブーは本番でも寝る
会議会議ああ会議
無理矢理出される会議ほどつまらんものはありません
隣同士こそこそしゃべってる人達がいると更にかえりたくなります。
報告だけならメールか回覧用紙でいいし
何かを決めるなら要点を絞って簡潔にしてほしいかな。
会議のまえに何について話し合うかも知らされてないと 会議始まってから検討するはめになるのでまた時間がもったいんええあおあおあ。


2009/10/09(金) 19:24:39 | |ヨヨ子 #-[ 編集]
>ヨヨたんへ
コメントありがとうございます!
今回の会議で思いました。
ああ、これじゃ、国会じゃろくな会議できていないんだろうな...
ですが、前もって根回しするのは大事なんだと、そこは納得!
会議にもコストがかかるということは頭に入れておく必要がありますね...
2009/10/09(金) 21:09:52 | |ミュジニー #3fP8K/.I[ 編集]
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